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¿Cuántos pedidos al día puede despachar tu equipo? Mide tu capacidad antes de abrir otro canal
La capacidad de despacho es una fórmula, no una sensación: personas por horas entre minutos por pedido. Cómo medirla, qué pasa cuando el Cyber la triplica, cinco formas de ganar pedidos al día sin contratar y una lista para saber si te cabe un canal más.
En corto
Tu capacidad de despacho es personas × horas al día × 60 ÷ minutos por pedido. Dos personas con cuatro horas reales y ocho minutos por pedido despachan 60 al día, ni uno más. Si un día normal usas más del 75 % de esa capacidad, no tienes aire para una campaña ni para un canal nuevo, por más tráfico que prometa. Antes de aceptar la siguiente invitación de un marketplace, mide este número, mira cuánto se multiplica en Cyber y decide con eso. Y la forma más barata de ganar capacidad no es contratar: es quitar los minutos que se van en buscar productos, tipear stock y cancelar pedidos que nunca debieron entrar.
La respuesta corta: la capacidad es una fórmula, no una sensación
Casi todas las tiendas medianas saben cuánto venden y casi ninguna sabe cuántos pedidos al día puede despachar. Se sabe "más o menos", "depende del día", "en campaña nos quedamos hasta tarde". Y con ese "más o menos" se aceptan canales nuevos, se entra a Cyber con el mismo equipo y se descubre la capacidad real el día que se rebasa: pedidos sin salir, penalidades y una semana de ponerse al día.
La capacidad tiene fórmula y es corta: personas que despachan, por horas al día que de verdad dedican a despachar (no las ocho de la jornada: las que quedan después de atender, cobrar y contestar), por 60, entre los minutos que toma un pedido de punta a punta. Dos personas, cuatro horas reales, ocho minutos por pedido: 60 pedidos al día. Ese es el techo, y el techo no negocia con el marketplace.
La segunda parte de la respuesta es qué porcentaje de ese techo usas un día normal. Por encima de 75 % estás justo: cualquier pico, cualquier persona que falte, cualquier canal nuevo te pasa por encima.
- Capacidad diaria = personas × horas reales × 60 ÷ minutos por pedido.
- Uso saludable en un día normal: hasta 75 %. Lo que sobra es tu espacio para campañas y canales nuevos.
- El pico de campaña se mide contra la capacidad, no contra el promedio.
De dónde salen los minutos por pedido
El número que más se subestima es el de minutos por pedido, porque cada quien piensa en el empaque y olvida el resto. Un pedido de marketplace no son cinco minutos de poner el producto en una caja: es encontrarlo, confirmar que existe, empacarlo, imprimir la etiqueta que pide ese canal, generar la guía, subir el tracking y, muchas veces, contestar la pregunta previa del comprador. Con las interrupciones normales de un almacén, un pedido "de cinco minutos" son doce o quince.
Y el número cambia por canal. Mercado Libre con su logística tiene etiqueta lista y recojo programado; Falabella y Ripley piden su propia etiqueta, ventana de despacho y confirmación en el panel; Rappi es rápido de armar pero el repartidor está en la puerta en minutos. Por eso conviene cronometrar un pedido de cada canal, no un promedio.
Línea de tiempo
Un pedido de marketplace, de punta a punta
Los minutos son típicos de una tienda mediana con almacén ordenado. Cambia lo que no encaje con tu operación.
Minuto 0
Entra el pedido
Aparece en el panel del canal. El stock ya bajó en los demás canales porque el maestro lo empujó.
Minuto 1
Buscar el producto
Ubicación conocida, dos minutos. El producto existe porque el stock estaba al día.
Minuto 3
Empacar
Caja, relleno, cierre. Tres minutos para un producto estándar.
Minuto 6
Etiqueta y guía
Se imprime la etiqueta del canal y se genera la guía del courier. Dos minutos si la impresora coopera.
Minuto 8
Subir el tracking
Se confirma el despacho en el panel. Un minuto. Listo para el recojo.
Minuto 0
Entra el pedido
Aparece en el panel. Nadie bajó el stock en los otros canales todavía.
Minuto 1
Buscar el producto
No está donde debería. Se pregunta, se revisa el Excel, se busca en la otra tienda. Ocho minutos.
Minuto 9
Confirmar que no hay
Se vendió ayer en otro canal y nadie actualizó. Hay que cancelar: penalidad y reputación.
Minuto 12
Cancelar y explicar
Cancelación en el panel, mensaje al comprador, nota para el reclamo. Cinco minutos que no producen nada.
Minuto 17
Bajar el stock en los demás
Ahora sí: abrir cada panel y corregir el número, con la esperanza de que nadie más haya comprado. Cinco minutos más.
La diferencia entre las dos pistas no es de velocidad de empaque. Es que en la segunda el equipo gastó 17 minutos en un pedido que no salió y encima tuvo que corregir stock en tres paneles. Cada cancelación por stock desfasado le come al despacho el tiempo de dos pedidos buenos.
Mide tu capacidad y lo que pasa en campaña
Pon tus números reales. Las horas al día son las que de verdad se dedican a despachar; si la misma persona atiende mostrador, son dos o tres, no ocho. Los minutos por pedido, cronométralos un día normal con un pedido de cada canal y quédate con el promedio. El multiplicador de campaña sale de mirar cuántos pedidos tuviste el último Cyber comparado con una semana normal: en la mayoría de tiendas está entre dos y cuatro.
Calculadora
Cuántos pedidos al día puedes despachar
La cuenta te da el techo, qué parte usas un día normal y cuántos pedidos se te acumulan en un pico de campaña, con lo que costaría cubrirlos en horas extra.
Ver los montos en
60
pedidos al día que puedes despachar
sin horas extra ni ayuda de afuera
50 %
de la capacidad usada un día normal
por encima de 75 % no queda aire para campañas
90
pedidos atrasados al cerrar la campaña
o 12 horas extra, S/ 230
En campaña te entran 90 pedidos al día y despachas 60: quedan 30 sin salir cada día, 90 al terminar el pico. Cubrirlo con horas extra son 12 horas (S/ 230); sin ellas, con lo que te sobra un día normal tardas 3 días en ponerte al día, y los marketplaces penalizan desde el segundo.
Supuestos de esta calculadora
La capacidad es personas por horas por 60, entre los minutos que toma un pedido. Los minutos incluyen buscar el producto, empacarlo, imprimir la etiqueta, generar la guía y subir el tracking al panel del canal; cuenta también las interrupciones, que en un despacho real son la mitad del tiempo.
La hora extra se paga a S/ 15 más 25 % de sobretiempo, que es el recargo de las dos primeras horas según la ley peruana. Tipos de cambio de referencia: S/ 3.7 y $ 940 pesos chilenos por dólar.
Los días para recuperar el atraso salen de despachar lo pendiente con lo que sobra de un día normal. Si un día normal ya estás al límite, el atraso no se recupera solo.
Si el resultado dice saturado en campaña, no significa que no puedas hacer Cyber. Significa que tienes que decidir antes: horas extra planificadas, una persona temporal, un tope de pedidos por canal, o quitar minutos por pedido. Lo que no funciona es descubrirlo el jueves de Cyber a las 8 de la noche.
Qué pasa cuando el pico te pasa por encima
El problema de rebasar la capacidad no es el día del pico, es lo que viene después. Los pedidos que no salieron el jueves se suman a los del viernes, los del viernes a los del sábado, y el atraso crece más rápido de lo que la capacidad libre normal lo puede absorber. Con 30 pedidos de atraso diario y tres días de campaña, son 90 pedidos pendientes el lunes, y si un día normal te sobran diez, son nueve días para ponerte al día.
Mientras tanto, cada marketplace cuenta las horas. Falabella y Ripley penalizan el despacho fuera de ventana y cancelan lo que no se confirma; Mercado Libre baja la reputación por tiempo de envío, y esa reputación tarda meses en volver. El comprador que esperó una semana deja una reseña que ve todo el que llegue después. El costo del atraso no es la hora extra: es el canal que deja de rendir por dos meses.
- El atraso se acumula: tres días de pico rebasado son semanas de recuperación si el día normal ya está justo.
- Los marketplaces penalizan por pedido tarde y por cancelación; la reputación se recupera en meses.
- Las horas extra planificadas cuestan poco al lado de eso; las improvisadas se pagan dos veces.
Cinco formas de ganar capacidad sin contratar
Antes de sumar personas, hay minutos escondidos en cada pedido que se pueden quitar. Casi siempre suman más que una persona nueva y no cuestan planilla.
Primero, deja de cancelar. Cada pedido que entra por stock desfasado y hay que cancelar cuesta el tiempo de dos pedidos buenos. Con el stock saliendo de un solo maestro hacia todos los canales cada 15 o 30 minutos, esos pedidos no entran, y el tiempo de "bajar el stock en los demás paneles" desaparece.
Segundo, ordena el almacén por rotación: los veinte productos que más salen, a la altura de la mano y cerca de la mesa de empaque. Buscar es el minuto más largo del despacho. Tercero, preempaca los más vendidos antes de campaña: caja armada, relleno puesto, solo falta el producto y la etiqueta. Cuarto, despacha por tandas con hora de corte: imprimir veinte etiquetas juntas toma menos que imprimir una veinte veces, y el courier recoge una vez. Quinto, mide los minutos por canal y negocia: si Rappi te pide diez minutos de atención inmediata por pedido de ticket bajo, ese canal quizá va en piloto automático o con horario acotado.
- Stock sincronizado desde un maestro: cero cancelaciones por desfase, cero minutos corrigiendo paneles.
- Almacén por rotación: los que más salen, a la mano.
- Preempaque de los más vendidos antes de campaña.
- Tandas con hora de corte: etiquetas y guías en lote, un recojo.
- Minutos por canal medidos: el canal caro en tiempo se acota o se automatiza.
¿Te cabe un canal más?
Con la capacidad medida, la pregunta de abrir otro marketplace se contesta con dos números: cuántos pedidos al día te sobran un día normal y cuántos te trae ese canal en campaña. Si el canal nuevo trae más de lo que te sobra, no cabe todavía, por más tráfico que tenga. Antes de eso, marca lo que te suene.
Marca lo que te suene
¿Tu despacho aguanta abrir otro canal?
Marca lo que sea verdad hoy, sin contar con lo que piensas mejorar.
0 / 8
Menos de cuatro: todavía no. Abrir un canal ahora te va a costar en los que ya tienes. Empieza por medir y por sincronizar el stock.
El orden importa: primero capacidad, después canales. La guía sobre si vale la pena vender en todos los marketplaces cierra el círculo: te dice cuánto deja cada canal por hora del equipo, para que el espacio que ganaste se lo lleve el que más rinde.
Paso a paso
Cuenta las horas reales de despacho
Por persona, las horas al día que de verdad se dedican a despachar, sin contar atención, cobros ni respuestas. Suele ser la mitad de la jornada.
Cronometra un pedido de cada canal
Desde que aparece el pedido hasta que el tracking está subido, con interrupciones. Quédate con el promedio y anota cuál canal es el más caro en minutos.
Calcula el techo y el uso de hoy
Personas × horas × 60 ÷ minutos por pedido. Divide los pedidos de un día normal entre ese techo: por encima de 75 % estás justo.
Mira cuánto se multiplica en campaña
Compara los pedidos del último Cyber con una semana normal. Con ese multiplicador, la calculadora te dice el atraso y las horas extra para cubrirlo.
Gana minutos antes de sumar personas
Sincroniza el stock para dejar de cancelar, ordena el almacén por rotación, preempaca, despacha por tandas y acota el canal que más minutos pide.
Decide el canal nuevo con el espacio que sobra
Si el canal trae en campaña más pedidos de los que te sobran, no cabe todavía. Si cabe, ábrelo en piloto automático y mide tres meses.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo la capacidad de despacho de mi tienda?
Personas que despachan, por horas al día que dedican de verdad a despachar, por 60, entre los minutos que toma un pedido de punta a punta (buscar, empacar, etiqueta, guía, tracking). Dos personas, cuatro horas reales y ocho minutos por pedido dan 60 pedidos al día. La calculadora de esta guía lo hace con tus números y agrega el pico de campaña.
¿Cuántos minutos toma despachar un pedido de marketplace?
Con almacén ordenado y stock al día, entre ocho y quince minutos según el canal: Mercado Libre con su logística está en el rango bajo, Falabella y Ripley con etiqueta propia y confirmación en panel en el alto. Con stock desfasado el número se dispara, porque parte de los pedidos hay que cancelarlos y corregir stock en los demás canales.
¿Qué porcentaje de mi capacidad debería usar en un día normal?
Hasta 75 %. El 25 % restante es lo que absorbe una campaña, un día con una persona menos o un canal nuevo. Si un día normal ya estás por encima, cualquier pico se convierte en atraso, y el atraso en marketplaces se paga con penalidades y reputación.
¿Cómo me preparo para el Cyber si mi equipo no da abasto?
Mide primero cuánto se multiplican tus pedidos en campaña y cuántos se te acumularían. Con ese número decides antes: horas extra planificadas, una persona temporal por tres días, un tope de unidades en promoción por canal, o preempacar los más vendidos. Lo que no funciona es descubrir el atraso el primer día de campaña.
¿Sincronizar el stock mejora la capacidad de despacho?
Sí, y más de lo que parece. Cada pedido que entra por stock desfasado y hay que cancelar cuesta el tiempo de dos pedidos buenos, más los minutos de corregir stock en los otros paneles. Con el stock saliendo de un solo maestro hacia todos los canales, esos pedidos no entran y ese tiempo vuelve al despacho.
¿Cuándo sí conviene contratar a alguien más para despachar?
Cuando ya quitaste los minutos escondidos (cancelaciones por stock, búsqueda, tandas) y un día normal sigues por encima del 75 % de capacidad. En ese punto, una persona más es la inversión correcta y la calculadora te dice cuántos pedidos al día te agrega.